PEDOMAN
Pedoman pemberian biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan sebagaimana terlampir dalam Keputusan Rektor Nomor 934/UN16.R/KPT/II/2025 merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Keputusan Rektor ini. Keputusan Rektor Nomor 2617/UN16.R/KPT/II/2024 tentang Biaya Penyelenggaraan Kegiatan Kemahasiswaan dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
PENERIMAAN
- Biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan dalam bidang minat, bakat, penalaran, kepemimpinan, dan pengabdian masyarakat diberikan kepada organisasi mahasiswa intra kampus yang melaksanakan kegiatan pada tingkat internasional, nasional, wilayah, provinsi, dan universitas.
- Penerimaan usulan bantuan penyelenggaraan kegiatan dibuka selama alokasi dana di Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) masih tersedia.
ORGANISASI MAHASISWA
Biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan sebagaimana dimaksud, diberikan kepada organisasi mahasiswa (ormawa) intra kampus yang disahkan oleh Rektor atau Dekan meliputi :
- Organisasi mahasiswa tingkat universitas : BEM KM UNAND, MPM KM UNAND, dan Unit Kegiatan Mahasiswa Tingkat Universitas (UKM);
- Organisasi mahasiswa tingkat universitas : BEM Fakultas, DPM Fakultas, dan Unit Kegiatan Mahasiswa Tingkat Fakultas (UKMF);
- Organisasi mahasiswa tingkat departemen / program studi : Himpunan Mahasiswa Program Studi (HIMA).
DEFINISI
Yang dimaksud dengan kegiatan pada :
- Tingkat internasional, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diikuti perguruan tinggi dari paling sedikit 4 (empat) negara;
- Tingkat nasional, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diikuti perguruan tinggi dari paling sedikit 5 (lima) provinsi di Indonesia;
- Tingkat wilayah, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diikuti perguruan tinggi dari paling sedikit 4 (empat) provinsi di Wilayah Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI);
- Tingkat provinsi, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diikuti perguruan tinggi dari paling sedikit 5 (lima) perguruan tinggi di provinsi Sumatera Barat;
- Tingkat universitas, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diselenggarakan oleh Direktorat Kemahasiswaan dan atau organisasi mahasiswa intra kampus yang melibatkan mahasiswa program studi sarjana dan atau diploma di Universitas Andalas.
PERSYARATAN
Persyaratan bagi organisasi mahasiswa penerima biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut :
- Perwakilan organisasi mahasiswa pengusul adalah mahasiswa aktif program sarjana atau diploma;
- Surat permohonan pembiayaan ditujukan kepada Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan;
- Proposal kegiatan dengan rincian : 1) Lembar pengesahan oleh Direktur Kemahasiswaan bagi organisasi mahasiswa tingkat universitas; 2) Lembar pengesahan oleh Dekan / Wakil Dekan bagi organisasi mahasiswa tingkat fakultas dan program studi; 4) Lembar pengesahan oleh Pembina organisasi mahasiswa; 5) Latar belakang, tujuan, sasaran, waktu, dan tempat; 6) Daftar perguruan tinggi peserta yang diundang / terlibat; 7) Rencana anggaran biaya; 8) Dokumentasi persiapan kegiatan;
- Undangan berisi daftar perguruan tinggi peserta dan atau surat keterangan kerjasama dari pihak berwenang / mitra penyelenggara;
- Surat keterangan kontribusi pembiayaan dari Fakultas bagi organisasi mahasiswa tingkat fakultas dan program studi;
- Dokumen pendukung lainnya; dan
- Nomor rekening organisasi mahasiswa atau perwakilan organisasi mahasiswa.
PERTANGGUNGJAWABAN PEMBIAYAAN
Pertanggungjawaban Pembiayaan bagi penerima biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan dalam bentuk Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan dengan rincian :
- Lembar pengesahan oleh Direktur Kemahasiswaan bagi organisasi mahasiswa tingkat universitas;
- Lembar pengesahan oleh Dekan / Wakil Dekan bagi organisasi mahasiswa tingkat fakultas dan program studi;
- Lembar pengesahan oleh Pembina organisasi mahasiswa;
- Latar belakang, tujuan, sasaran, waktu, tempat, dan hasil;
- Daftar kehadiran perguruan tinggi peserta dan atau pengesahan oleh pihak berwenang / mitra penyelenggara;
- Realisasi anggaran biaya;
- Dokumentasi penyelenggaraan kegiatan;
- Kwitansi asli belanja kegiatan dengan tandatangan penyedia belanja dan cap stempel.
MEKANISME
Mekanisme pemberian biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :
- Organisasi mahasiswa menyerahkan persyaratan ke Direktorat Kemahasiswaan;
- Direktorat Kemahasiswaan melakukan verifikasi dokumen persyaratan;
- Direktorat Kemahasiswaan menerbitkan Surat Keputusan Rektor tentang penerima bantuan penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan dengan besaran sebagaimana tercantum pada Lampiran II;
- Organisasi mahasiswa menyerahkan pertanggungjawaban kepada Direktorat Kemahasiswaan;
- Direktorat Kemahasiswaan melaksanakan administrasi usulan pencairan bantuan penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan dan diserahkan kepada Direktorat Keuangan;
- Direktorat Keuangan melaksanakan administrasi pencairan bantuan penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan;
- Bantuan penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan dicairkan oleh bank kepada mahasiswa.
PENYESUAIAN PEMBIAYAAN
Pembiayaan dapat disesuaikan berdasarkan keputusan Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan.