PENERIMA

Biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan dalam bidang minat, bakat, penalaran, kepemimpinan, dan pengabdian masyarakat diberikan kepada organisasi mahasiswa intra kampus yang melaksanakan kegiatan pada tingkat internasional, nasional, wilayah, provinsi, dan universitas.

Penerimaan usulan insentif prestasi dibuka selama alokasi dana di Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) masih tersedia.

BENTUK

Biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan diberikan dalam bentuk bantuan uang dan atau non-uang.

ORGANISASI MAHASISWA

Biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU diberikan kepada organisasi mahasiswa (ormawa) intra kampus yang disahkan oleh Rektor atau Dekan meliputi :

1. Organisasi mahasiswa tingkat universitas : BEM KM UNAND, MPM KM UNAND, dan Unit Kegiatan Mahasiswa Tingkat Universitas (UKM);
2. Organisasi mahasiswa tingkat universitas : BEM Fakultas, DPM Fakultas, dan Unit Kegiatan Mahasiswa Tingkat Fakultas (UKMF);
3. Organisasi mahasiswa tingkat departemen / program studi : Himpunan Mahasiswa Departemen / Program Studi (HIMA).

DEFINISI

Yang dimaksud dengan kegiatan pada :

1. Tingkat internasional, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diikuti perguruan tinggi dari paling sedikit 4 (empat) negara;
2. Tingkat nasional, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diikuti perguruan tinggi dari paling sedikit 5 (lima) provinsi di Indonesia;
3. Tingkat wilayah, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diikuti perguruan tinggi dari paling sedikit 4 (empat) provinsi di Wilayah Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI);
4. Tingkat provinsi, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diikuti perguruan tinggi dari paling sedikit 5 (lima) perguruan tinggi di provinsi Sumatera Barat;
5. Tingkat universitas, adalah kegiatan kemahasiswaan yang diselenggarakan oleh Direktorat Kemahasiswaan dan atau organisasi mahasiswa intra kampus yang melibatkan mahasiswa program studi sarjana dan atau diploma di Universitas Andalas.

PERSYARATAN

Persyaratan bagi organisasi mahasiswa penerima biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut:

1. Perwakilan organisasi mahasiswa pengusul adalah mahasiswa aktif program sarjana atau diploma;
2. Surat permohonan pembiayaan ditujukan kepada Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan;
3. Proposal kegiatan dengan rincian : 1) Lembar pengesahan oleh Direktur Kemahasiswaan bagi organisasi mahasiswa tingkat universitas; 2) Lembar pengesahan oleh Wakil Dekan I bagi organisasi mahasiswa tingkat fakultas; 3) Lembar pengesahan oleh Ketua Departemen / Program Studi bagi organisasi mahasiswa tingkat Departemen / Program Studi; 4) Lembar pengesahan oleh Pembina organisasi mahasiswa; 5) Latar belakang, tujuan, sasaran, waktu, dan tempat; 6) Daftar perguruan tinggi peserta yang diundang / terlibat; 7) Rencana anggaran biaya; 8) Dokumentasi persiapan kegiatan;
4. Undangan berisi daftar perguruan tinggi peserta dan atau surat keterangan kerjasama dari pihak berwenang / mitra penyelenggara;
5. Laporan pertanggungjawaban kegiatan dengan rincian : 1) Lembar pengesahan oleh Direktur Kemahasiswaan bagi organisasi mahasiswa tingkat universitas; 2) Lembar pengesahan oleh Wakil Dekan I bagi organisasi mahasiswa tingkat fakultas; 3) Lembar pengesahan oleh Ketua Departemen / Program Studi bagi organisasi mahasiswa tingkat Departemen / Program Studi; 4) Lembar pengesahan oleh Pembina organisasi mahasiswa; 5) Latar belakang, tujuan, sasaran, waktu, dan tempat; 6) Daftar kehadiran perguruan tinggi peserta dan atau pengesahan oleh pihak berwenang / mitra penyelenggara; 7) Realisasi anggaran biaya; 8) Dokumentasi penyelenggaraan kegiatan; 9) Kwitansi asli belanja kegiatan dengan tandatangan penyedia belanja dan cap stempel;
6. Dokumen pendukung lainnya : Surat Keterangan Pembiayaan dari Fakultas / Prodi
7. Nomor rekening organisasi mahasiswa atau perwakilan organisasi mahasiswa.

MEKANISME

Mekanisme pemberian biaya penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan mengikuti Langkah-langkah sebagai berikut :

1. Organisasi mahasiswa menyerahkan persyaratan pada poin 4 ke Direktorat Kemahasiswaan (Ditmawa);
2. Organisasi mahasiswa menandatangani perjanjian / kontrak bermeterai;
3. Direktorat Kemahasiswaan melakukan verifikasi dokumen persyaratan;
4. Direktorat Kemahasiswaan menerbitkan Surat Keputusan Rektor tentang penerima bantuan penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan dengan besaran sebagaimana tercantum pada Lampiran II;
5. Direktorat Kemahasiswaan melaksanakan administrasi usulan pencairan bantuan penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan dan diserahkan kepada Direktorat Keuangan;
6. Direktorat Keuangan melaksanakan administrasi pencairan bantuan penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan;
7. Bantuan penyelenggaraan kegiatan kemahasiswaan dicairkan oleh bank kepada mahasiswa.

ALUR

Alur usulan bantuan kegiatan kemahasiswaan :

1. Mengajukan permohonan sesuai dengan template surat yang disediakan pada bagian akhir artikel ini;
2. Mengirimkan surat permohonan melalui Kantor Tata Usaha Lantai 1 Gedung Rektorat;
3. Melakukan followup disposisi surat permohonan secara berkala di Kantor Tata Usaha;
4. Membawa informasi disposisi surat permohonan dari Kantor Tata Usaha kepada resepsionis Direktorat Kemahasiswaan;
5. Permohonan diproses Direktorat Kemahasiswaan.

TATACARA PEMBAYARAN

Pembayaran biaya pelaksanaan sebagaimana tercantum pada lampiran II dilakukan dalam 2 (dua) termin dengan rincian sebagai berikut :

1. Biaya pelaksanaan dibayarkan secara Lumpsum (LS) melalui nomor rekening organisasi mahasiswa;
2. Termin I (Kesatu) sebesar 50% dari nilai biaya penyelenggaraan dibayarkan setelah penandatanganan perjanjian / kontrak;
3. Termin II (Kedua) sebesar 50% dari nilai biaya penyelenggaraan dibayarkan setelah menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan kepada Direktorat Kemahasiswaan.