Tugas Pokok Fungsi

NO NAMA JABATAN URAIAN TUGAS
1 KEPALA BAGIAN
  • Menyusun laporan Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan BIRO
  • Menyusun rencana dan program kerja Bagian  dan mempersiapkan program kerja Biro
  • Menghimpun dan menelaah peraturan perundang - undangan di bidang Kemahasiswaan
  • Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang Kemahasiswaan
  • Mempersiapkan penyusunan rancangan peraturan dan ketentuan di bidang Kemahasiswaan
  • Melaksanakan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan Kemahasiswan
  • Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa untuk megikuti program keteladanan
  • Mempersiapkan penyusunan rencana kegiatan kemahasiswaan
  • Melaksanakan urusan pembinaan Unit Kegiatan Kemahasiswaan (UKM)
  • Melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Kemahasiswaan
  • Melaksanakan penyajian informasi kegiatan kemahasiswaan
  • Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan
  • Melaksanakan tugas - tugas yang diberikan oleh Pimpinan
2 KEPALA SUB BAGIAN MINAT, PENALARAN DAN INFORMASI
  • Melakukan dan menyiapkan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian MPI
  • Melakukan dan menyiapkan surat masuk dan surat keluar Sub Bagin MPI
  • Melakukan dan menyiapkan serta memeriksa kelengkapan kegiatan Sub
  • Melakukan dan menyiapkan serta memeriksa SK Kegiatan Sub Bagian
  • Melakukan dan menyiapkan serta memeriksa proposal PKM
  • Melakukan dan menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan
   a FUNGSIONAL UMUM I
  • Membantu memproses mahasiswa penerima Dana Hibah Proposal Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) 5 bidang dan membantu pendaftaran Mahasiswa Karya Tulis (PKM-KT) yaitu PKM-AI dan PKM-GT melalui Website Dikti (SIMLITABMAS) tahun 2016 untuk pendanaan tahun 2016 serta membantu membuat surat-surat Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) untuk Fakultas maupun untuk Dikti
  • Membuat dan meproses Surat Keputusan (SK) Kegiatan Sub Bagian
  • Membantu membuat Surat Tugas Pimpinan, Official serta Peserta dalam rangka Lomba-lomba/ajang Tk. Wilayah maupun Nasional
  • Membantu bendaharawan memproses SPJ kegiatan Sub MPI bidang kemahasiswaan
  • Membantu tugas lainnya yang bersifat insidentil
  • Membantu meyiapkan dan mengarsipkan laporan pertanggung jawaban kegiatan PKM dan UKM
   b FUNGSIONAL UMUM II
  • Membantu membukukan surat pemohonan dana bantuan UKM -UKM di lingkungan Universitas Andalas
  • Membantu menyiapkan  dan memproses Surat Keputusan Bantuan Dana UKM  - UKM di lingkungan Universitas Andalas
  • Membantu menyiapkan  surat usulan  pencairan dana (SPTJM)
  • Membantu menyiapkan  surat pernyataan Tanggung jawab belanja Rupiah Murni  dan PNBP Universitas Andalas
  • Membantu menyiapkan  kelengkapan kegiatan bagian MPI
   c FUNGSIONAL UMUM III 
  • Membantu Pimpinan menyiapkan surat masuk dan surat keluar Subag MPI
  • Membantu Pimpinan menyiapkan SK Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
  • Membantu menyiapkan kelengkapan proposal PKM (PKMP, PKMM, PKMT, PKM GT, PKMAI, PKMK)
  • Membantu pimpinan menyiapkan surat pengantar
  • Membantu pimpinan menyiapkan surat undangan untuk mahasiswa dan narasumber dalam rangka pelaksanaan kegiatan
  • Membantu pimpinan dalam membuat laporan Bantuan dana dikti dan kegiatan lainnya
  • Membantu persiapan kelengkapan pelaksanaan kegiatan
   d FUNGSIONAL UMUM IV
  • Membantu pimpinan menyusun TOR dan RAB Bidang
  • Membantu pimpinan mengumpulkan data, dan membuat presentasi bahan rapat WR III, operator dan notulen rapat
  • Membantu pimpinan dalam merencana, mengkoordinir dan mengelola pemakaian peralatan UKM dan BEM
  • Membantu pimpinan menyusun laporan mahasiswa Bidik Misi yang telah lulus
  • Membantu pimpinan melakukan verifikasi data dan penetapan calon dan menyusun serta mengunggah laporan IPK mahasiswa penerima bidik misi
  • Membantu pimpinan proses pencairan dana beasiswa bidik misi semester genap 2014/2015
  • Membantu pimpinan persiapan pendidikan karakter mahasiswa
  • Membantu pimpinan mengelola SAPS (Student Activities Performance Studies)
  • Mengerjakan tugas-tugas pimpinan dalam kegiatan insidentil
   e FUNGSIONAL UMUM V
  • Membantu Pimpinan mengurus keuangan dana Rupiah Murni dan Dana PNBP Bidang III dalam pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan Universitas Andalas 
  • Membantu Pimpinan mengurus keuangan bantuan dana Rupiah Murni dan PNBP Bidang III kepada UKM Universitas Andalas dan UKF yang meengajukan proposal bantuan dana kegiatannya ke Bidang III
  • Membantu Pimpinan mengurus keuangan bantuan dana Rupiah Murni dan PNBP Bidang III kepada UKM Universitas Andalas dan UKF yang meengajukan proposal bantuan dana kegiatannya ke Bidang III
  • Membantu mengoreksi LPJ dana rupiah murni dan PNBP untuk kegiatan-kegiatan Bidang III Universitas Andalas yang sudah mengajukan bantuan dana Kegiatan Bidang III Kemahasiswaan Universitas Andalas
  • Membantu tugas lainnya yang bersifat insidentil
  • Membantu mengarsipkan, membuat buku kas harian dan buku kas umum serta laporan keuangan dana rupiah murni untuk kegiatan-kegiatan bidang III Universitas Andalas
 3 KEPALA SUB BAGIAN KESEJAHTERAAN MAHASISWA 
  • Menyusun rencana dan program kerja sub bagian dan mempersiapkan rencana dan program kerja harian
  • Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kemahasiswaan
  • Mengumpulkan , mengolah dan menganalisis data di bidang pelayanan kesejahteraan mahasiswa dan alumni
  • Mempersiapkan penyusunan instrument pemantauan pelayanan kesejahteraan mahasiswa dan hubungan alumni
  • Melakukan penyusunan instrument  pemantauan pelayanan kesejateraan mahasiswa dan hubungan alumi
  • Mempersiapkan bahan evaluasi pelayanan kesejahteraan mahasiswa dan hubungan alumni
  • Melakukan urusan pelayanan kesejahteraan
  • Memperisapkan bahan usul pemilihan mahasiswa untuk mengikuti program keteladanan
  • Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kegiatan
  • Menyusun laporan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
   a  FUNGSIONAL UMUM I
  • Menerima surat masuk dan surat keluar bagian kemahasiswaan
  • Membukukan surat masuk dan surat keluar bagian kemahasiswaan
  • Mengarsipkan surat-surat masuk dan surat keluar
  • Membantu proses beasiswa non-Pemerintah
  • Membantu mengecek daftar nama mahasiswa penerima beasiswa
  • Melaksanakan tugas yang bersifat insidentil
   b FUNGSIONAL UMUM II
  • Mengelola Beasiswa PPA dan BBM unutk 15 Fakultas
  • Membuat Permintaan beasiswa PPA dan BBM
  • Memproses bahan beasiswa PPA, BBM yang dikirim fakultas
  • Menyiapkan surat untuk keperluan beasiswa PPA dan BBM
  • Mengerjakan pekerjaan yang berkaitan dengan beasiswa PPA dan BBM
  • Membuat konsep daftar penerima beasiswa PPA dan BBM
  • Membuat laporan mahasiswa penerima beasiswa PPA dan BBM
  • Melaksanakan tugas yang bersifat insidentil
   c FUNGSIONAL UMUM III
  • Membantu bendahara dalam meproses keuangan dana PNBP
  • Membantu membuat SK kegiatan Sub Bagian Kesejahteraan mahasiswa
  • Membantu bendahara membuat surat pertanggungjawaban keuangan
  • Membantu bendahara mengisi blanko surat setoran pajak
  • Melaksanakan tugas yang bersangkutan dengan beasiswa non-pemerintah
  • Melaksanakan tugas yang bersifat insidentil
  • Membantu mengetik laporan beasiswa
   d FUNGSIONAL UMUM IV
  • Membantu memproses asuransi mahasiswa
  • Membantu mengetik surat yang berhubungan dengan asuransi mahasiswa
  • Membantu memproses beasiswa non pemerintah
  • Membantu menyusun arsip bagian kesejahteraan mahasiswa
  • Melaksanakan tugas lain yang bersifat insidentil